Professionnels de santé : comment choisir votre logiciel de partage de fichiers ?

Vous êtes un professionnel de santé ? Découvrez comment choisir votre logiciel de partage de fichiers.

Choisir son logiciel de partage de fichiers  

Dossiers médicaux, imagerie, factures… le partage de fichiers est aujourd’hui indispensable pour une entreprise de santé. Les solutions de partage en ligne permettent de fluidifier les échanges et garantissent une meilleure productivité de vos collaborateurs. Le sujet, néanmoins, est sensible. Les professionnels de santé manipulent des données confidentielles, qui ne peuvent faire l’objet de tels partages sans précaution.

Dès lors, quelle solution adopter ? La question est d’autant plus complexe que l’offre est pléthorique. Le bon réflexe ? Établissez une liste de critères allant des incontournables aux plus optionnels. DropCloud vous guide dans cette réflexion.

La sécurité d’abord 

Pour un professionnel de santé, la priorité, c’est la sécurité des données. Les entreprises de santé abritent en effet des données personnelles sensibles, qu’elles ont l’obligation de protéger. Il en va du secret médical. De plus, le RGPD fait obligation à toutes les entreprises de protéger les données personnelles, même non médicales. Cela concerne donc les dossiers de vos patients, mais aussi les renseignements concernant vos fournisseurs, vos salariés ou vos collègues.

Or, les risques sont importants. La cybercriminalité progresse de façon fulgurante, les cas d’attaques, de vol ou de détournement de données se multiplient. Ils visent malheureusement souvent les structures de santé, comme ce fut le cas début 2021 dans plusieurs centres hospitaliers. Personne ne doit donc se croire à l’abri d’une cyberattaque, avec des conséquences parfois très graves. Demande de rançon, données perdues ou détruites… l’image de votre entreprise risque d’en pâtir sévèrement.

Sans précaution, le partage en ligne peut exposer vos données. Néanmoins, certains logiciels vous offrent une protection optimale. Votre premier critère de choix doit donc être celui-ci. Optez pour un prestataire certifié ISO 27001 HDS. La norme ISO 27001 garantit la capacité du logiciel à protéger vos données. L’habilitation HDS est requise pour les hébergeurs de données de santé. L’application WeSend Santé de DropCloud bénéficie de cette double certification. Elle offre une protection par mot de passe, un transfert sous certificat SSL 128 bits, le chiffrement de vos fichiers partagés et leur suppression après leur téléchargement.

L’indépendance, une évidence

Votre prestataire héberge vos données dans des serveurs situés en France, et c’est une bonne chose. Mais est-ce suffisant ? Malheureusement, non. Car elles n’échappent pas pour autant à la législation d’autres pays. Aux États-Unis par exemple, le Cloud Act autorise le gouvernement à accéder aux données des entreprises présentes sur le sol américain. Et ce, même si le serveur qui les abrite se situe à l’étranger ! Aussi, votre prestataire américain a beau stocker vos données en France, il n’en est pas totalement le maître. Choisissez donc plutôt un prestataire français ou européen, dont les serveurs sont implantés sur le sol français, comme DropCloud. Vos données seront alors protégées par la loi française.

L’accessibilité, une priorité 

Côté sécurité, vous avez donc pris vos précautions. Mais si vos données ne sont pas accessibles à tout moment, est-ce suffisant ? Un logiciel qui ne vous permettrait pas d’accéder à volonté à vos fichiers risquerait fort d’être contourné par des collaborateurs pressés. Or en matière de santé, l’urgence s’impose bien souvent. Et il n’est pas question de devoir attendre. L’accessibilité est donc un critère de choix fondamental. Le partage de fichiers n’a d’intérêt que s’il peut s’opérer à tout moment. Vos dossiers doivent rester accessibles de jour comme de nuit. Ils doivent être consultables depuis vos bureaux, depuis l’étranger ou depuis le domicile de vos collaborateurs dans le cadre du télétravail.

WeSend Santé de DropCloud permet à chacun, médecins, patients et collaborateurs, d’accéder à ses dossiers partout et à tout moment. Chaque modification est immédiatement prise en compte. Les personnes concernées peuvent donc suivre l’évolution d’un dossier en temps réel.

L’ergonomie, clef de l’efficacité

Si les qualités évoquées jusque là sont indispensables, celle-ci est essentielle. En effet, un logiciel trop complexe ou rébarbatif sera peu et mal utilisé. Si vos collaborateurs ne sont pas convaincus, ils ne l’adopteront pas. Au contraire, s’il propose une interface agréable et une prise en main instinctive, ils ne pourront plus s’en passer. En quelques clics, ils auront accès à leurs dossiers, pourront identifier les versions, partager un fichier… Leur travail sera plus productif et plus agréable. Si la solution de partage de fichiers possède toutes les caractéristiques que nous venons d’évoquer, pourquoi ne pas chercher mieux encore ? Certaines applications offrent des fonctionnalités encore plus avancées. Vous pouvez par exemple privilégier une solution avec versioning. Cette fonction, disponible dans WeSend Santé, permet de conserver l’historique des différents fichiers stockés depuis leur création. Avec le versioning, vous pouvez à tout moment restaurer un document détruit ou modifié accidentellement.

Autre fonction intéressante, WeSend Santé vous permet de recevoir des notifications pour toute modification de vos fichiers : téléchargement, accès, etc. Vous pouvez également décider à tout moment des droits d’accès à ces documents. Consultation simple pour les patients, modification pour les médecins, etc

WeSend Santé, la solution

WeSend Santé répond à toutes vos exigences. Cette application constitue une solution de partage de fichiers idéale pour les professionnels de santé.

Avec WeSend Santé, vous pouvez envoyer des fichiers volumineux très facilement : imagerie, bilans, dossiers… Vous pouvez également créer des comptes invités pour vos patients, ou partager des fichiers lourds avec vos collègues. L’interface administrateur vous permet de créer, gérer et supprimer ces comptes selon vos besoins.

WeSend Santé comporte en outre un espace de stockage important et facile d’usage. Enfin, votre interface WeSend Santé est personnalisable. Vos patients comme vos fournisseurs pourront ainsi vous identifier clairement. DropCloud et WeSend Santé satisferont tous vos critères.